ビジネスホンPLATIA導入事例

先日、サクサ製ビジネスホン「PLATIA2」を弊社の取引先事務所に設置しました。以前もサクサ製ビジネスホンを利用していましたが、突然電話の発着信が出来なくなるなど不具合が出るようになり、PLATIAを提案させていただきました。業務内容から電話を多用されるお客様でしたので、完全に旧ビジネスホンが動かなくなる前に交換となりました。お客様の基本要件は下記の通りでした。

お客様のビジネスホンに対する要件

  1. 留守番電話
  2. 業務時間外のガイダンスと長期休業時のガイダンスを使い分ける
  3. お客様からの電話を直接外出中の職員の携帯に転送できる
  4. 登録電話帳データの移行

以下、順番に要件についてみていきましょう!

留守番電話

PLATAIは標準で留守電機能が標準でついており、ビジネスホン設置業者による設定で使用できるようになっています。PLATIA内蔵メモリでも録音可能ですが、一般的にパソコンで使われるUSBメモリに録音することも可能でそちらがおすすめです。16GBで約500時間の録音が可能です。また留守電メッセージは電話機だけでなく、LAN接続されたパソコンからも再生可能で通常のメディアプレーヤーで再生可能なWAV方式でダウンロードできます。残しておきたい留守番データをパソコンで保存することも可能です。特にパソコンで専用のソフトも必要なくウェブブラウザから操作可能です。下記はウェブラウザから録音データ検索の画面になります。

業務時間外のガイダンスと長期休業時のガイダンスを使い分ける

 業務時間外はガイダンスを流して留守電にしています。留守電の設定・解除も電話機の留守電ボタンで簡単に切替できます。ガイダンスの切り替えも3つまでPLATIAは切替が可能です。年末年始やお盆など長期休業中の留守電ガイダンスの録音も電話機で可能です。もちろんパソコンで録音データを作成してPLATIAに転送することも可能です。

お客様からの電話を直接外出中の職員の携帯に転送できる

 お客様の電話を一旦補修して、外出中の職員の携帯に電話して直接転送することもPLATIAは可能です。ただし電話回線がこの場合1回線以上空きが必要になります。このお客様の場合、通話用2回線、FAX用1回線でしたので、通話1回線をお客様の着信で使ってい場合、通話用のもう1回線とFAX用回線を使って携帯転送が可能です。

 この場合、通話用回線で転送している場合は、転送中は電話の発着信はできません。FAX回線で携帯転送した場合は、転送中FAXの送受信ができなくなります。解決策としてはもう1チャンネル通話回線を増やすことがよいのですが、NTTのひかり電話オフィスエースの場合は、月額1100円かかります。職員の待ち時間や業務効率を考えると1100円は妥当なコストだと思いますので、回線追加を提案させていただきました。

登録電話帳データの移行

新しいビジネスホン導入時にすぐに前と同じ環境で利用できるよう弊社では、電話帳データを登録させていただいています。事前にエクセルで電話帳データいただければPLATIAに事前設定をさせていただきます。今回もそのようにさせていただきました。ビジネスホン導入初期の電話帳データ入力は面倒なものです。弊社で一括で登録させていただいています。また導入後もパソコンのブラウザ上から電話帳データの編集も可能ですし、CSVデータのインポートもPLATIAは可能です。

サクサ PLATAI2ホームページはこちら

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