弊社の電話は「２４時間」留守番電話の理由

弊社の固定電話対応方針をアップしました。

会社概要に「電話応対の方針」を作成しました。

固定電話は２４時間留守電にしているのですが、このような方針を作成した理由は下記になります。

固定電話にかかってくる電話のほとんどは営業アポ電

弊社の電話は２４時間留守番電話になっています。理由は

• かかってくる電話の９割は営業アポ電話。留守電だとメッセージも残さずすぐに電話を切る。
• 留守電に要件を録音されたものでもほとんどは緊急性がない。
• 既存のお客様であれば、緊急なら直接携帯電話にかけてくることがほとんど

とうことで、弊社の事務所の電話は２４時間留守電になっています。弊社は私一人でやっていますので、特にテレアポの営業電話の相手ほど時間を無駄に使うことはありません。時間を大事にすることを社是とする弊社としては、対策をする必要があったわけで、そのため２４時間留守電とすることにしました。

ただし極まれに緊急性のある電話がかかってきます。ビジネスホンやサーバ、ネットワークが止まった、などという障害対応依頼の電話です。私の携帯番頭を知っている方は、直接携帯に連絡いただきますが、携帯番号を知らない事務員の方ですと、事務所に電話にいただくこともあります。そうるすと通常留守電だと緊急対応できなので困ってしまいます。

そこで弊社では、留守電にメッセージが録音されると即座に私のスマホに通知が来て、メッセージが聞けるようになっています。

弊社で取り扱っているビジネスホンＰＬＡＴＩＡの機能でメール通知機能とメッセージ転送機能がありますので、それを利用しています。

留守電メッセージ通知とメッセージ転送

留守電が録音されると私のスマホにこのようにメールで通知されます。ビジネスホンの電話帳に番号を登録しておくと相手先の名前も表示されます。

またメール通知と同時に録音されたメッセージはＦＴＰサーバにアップロードするように設定しています。
アップロードされたメッセージはスマホからすぐに確認することも可能です。

このようにすることで、無駄な営業テレアポ電話からは解放され、本当に対応しなけらばならない緊急性のある電話だけ、自分が何処にいても対応することが可能になったわけです。

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